Faire un planning hebdomadaire des salariés : la méthode en 6 étapes

Pour faire un planning hebdomadaire des salariés, partez des besoins de votre activité, pas des envies de chacun. La méthode tient en 6 étapes : lister les besoins par jour et par créneau, noter les contrats et les disponibilités, poser des créneaux types, vérifier les heures face au contrat et les temps de repos, publier au moins une semaine à l'avance, puis ajuster en comparant avec les heures réellement faites. Avec un peu de rigueur la première fois, la semaine suivante se construit en quelques minutes.

Étape 1 : quels sont vos besoins, jour par jour et créneau par créneau ?

Avant d'écrire un prénom, notez combien de personnes il vous faut à chaque moment. Découpez la journée en créneaux :

• l'ouverture (mise en place, premières commandes) ;
• le coup de feu (midi dans un café, fin d'après-midi dans une boutique) ;
• les heures creuses ;
• la fermeture (caisse, ménage, rangement).

Pour chaque créneau, écrivez un chiffre : 1, 2 ou 3 personnes. Le samedi ne ressemble pas au mardi. Ce tableau des besoins est la base de tout le reste.

Étape 2 : de quelles heures disposez-vous vraiment ?

Listez ensuite chaque salarié avec trois informations :

1. La durée de son contrat : 35 heures, 24 heures, 10 heures par semaine.
2. La répartition prévue au contrat pour un temps partiel : jours et horaires. Toute modification de cette répartition doit être notifiée au salarié au moins 7 jours ouvrés à l'avance (un accord collectif peut réduire ce délai jusqu'à 3 jours ouvrés).
3. Ses disponibilités connues : cours pour un étudiant, garde d'enfants, congés déjà posés.

Additionnez les heures de contrat. Si le total reste très inférieur à vos besoins, aucun planning ne réglera le problème : il faut une embauche, un extra ou des heures supplémentaires assumées.

Étape 3 : comment poser des créneaux types ?

Un bon planning repose sur quelques créneaux qui reviennent chaque semaine. Donnez-leur un nom simple :

• « Matin » : 7h30-15h, pause de 30 minutes, soit 7 heures de travail ;
• « Soir » : 12h-19h30, pause de 30 minutes, soit 7 heures ;
• « Renfort midi » : 11h-16h, soit 5 heures.

Ces créneaux types évitent les horaires bricolés que personne ne retient, et rendent les calculs immédiats : 5 « Matin » font 35 heures. Retenez qu'une pause de 20 minutes consécutives est obligatoire dès que le temps de travail quotidien atteint 6 heures (article L3121-16 du Code du travail).

Si vos journées comportent une coupure entre deux services, la logique est la même : un créneau en deux morceaux, dont vous comptez les heures sans la coupure. Nous détaillons ce cas dans notre article sur les coupures en restauration.

Étape 4 : les heures et les repos sont-ils conformes ?

Une fois les créneaux posés, vérifiez pour chaque salarié :

• son total de la semaine face à son contrat : un écart non voulu, c'est soit des heures sup à payer, soit des heures dues non travaillées ;
• 10 heures de travail au maximum par jour (L3121-18), sauf dérogations ;
• 48 heures au maximum sur une semaine (L3121-20) et 44 heures en moyenne sur 12 semaines consécutives (L3121-22) ;
• 11 heures consécutives de repos entre deux journées (L3131-1) : un salarié qui ferme à 23h ne peut pas ouvrir à 7h le lendemain ;
• 35 heures consécutives de repos hebdomadaire (24 heures plus les 11 heures quotidiennes, L3132-2).

Sur papier, ces contrôles s'oublient. Un logiciel de planning du personnel comme celui de Stafscan affiche le compteur d'heures de chaque salarié face à son contrat pendant que vous construisez la semaine, et vous alerte si le planning prévoit moins de 11 heures de repos entre deux journées, plus de 48 heures dans la semaine ou plus de 6 jours travaillés.

Exemple : la semaine d'un café avec 4 salariés

Le café de Léa ouvre du lundi au samedi, de 7h30 à 19h, et ferme le dimanche. Il faut une personne à l'ouverture, une à la fermeture, et un renfort le midi les jours les plus chargés. L'équipe :

• Léa, 35 heures ;
• Karim, 35 heures ;
• Inès, 24 heures, disponible du mercredi au samedi ;
• Hugo, étudiant, 10 heures, disponible le mercredi et le samedi.

Avec les trois créneaux types de l'étape 3, la semaine donne ceci.

Lundi : Léa en Matin (7h30-15h), Karim en Soir (12h-19h30).

Mardi : Léa en Matin, Karim en Soir.

Mercredi : Léa en Matin, Inès en Soir, Hugo en Renfort midi (11h-16h).

Jeudi : Léa en Matin, Karim en Soir, Inès en Renfort midi.

Vendredi : Léa en Matin, Karim en Soir, Inès en Renfort midi.

Samedi : Inès en Matin, Karim en Soir, Hugo en Renfort midi.

Dimanche : fermé.

Les totaux, salarié par salarié :

• Léa : 5 Matin × 7 h = 35 heures, pour un contrat de 35 heures. Repos samedi et dimanche.
• Karim : 5 Soir (lundi, mardi, jeudi, vendredi, samedi) × 7 h = 35 heures, pour un contrat de 35 heures. Repos mercredi et dimanche.
• Inès : 1 Soir (7 h) + 2 Renfort midi (5 h + 5 h) + 1 Matin (7 h) = 24 heures, pour un contrat de 24 heures. Repos du dimanche au mardi.
• Hugo : 2 Renfort midi × 5 h = 10 heures, pour un contrat de 10 heures.

Au total, 104 heures planifiées pour 104 heures de contrat. Côté repos, Inès finit à 19h30 le mercredi et reprend à 11h le jeudi : 15h30 de repos. Personne ne dépasse 7 heures par jour, et chacun a au moins deux jours de repos, dont le dimanche. Ouverture et fermeture sont couvertes chaque jour, avec deux ou trois personnes au déjeuner.

Étape 5 : quand et comment publier le planning ?

Publiez la semaine au moins une semaine à l'avance. Pour un temps partiel, si la semaine change la répartition prévue à son contrat, le délai de 7 jours ouvrés vu plus haut s'applique. Pour un temps plein, la loi ne fixe pas de délai de prévenance chiffré : la jurisprudence exige un délai raisonnable, et votre convention collective peut en fixer un.

La photo du tableau envoyée dans un groupe de messagerie montre vite ses limites : une modification, et trois versions circulent. Avec Stafscan, vous publiez la semaine et chaque salarié la consulte sur son téléphone, depuis son lien personnel. Vous pouvez cocher « Prévenir les salariés par email ». Si vous modifiez une semaine déjà publiée, elle est signalée « modifiée » et vous la republiez.

Étape 6 : comment ajuster et suivre le réel ?

Un planning n'est qu'une prévision. Karim reste 20 minutes de plus pour finir la caisse, Inès remplace Léa malade. Si personne ne compare le prévu et le réalisé, les écarts s'accumulent.

Trois réflexes :

1. Faites pointer les arrivées et les départs. Avec une pointeuse sur tablette, chacun pointe en 2 secondes avec un code PIN à 4 chiffres ou un QR code.
2. Comparez chaque jour passé. Sur la grille Stafscan, les heures pointées s'affichent en face du créneau prévu.
3. Réutilisez ce qui marche. Une fois la semaine validée, dupliquez-la sur les semaines suivantes et ne retouchez que les absences et les pics.

Si vous hésitez encore entre plusieurs outils pour tenir tout cela, notre guide pour choisir un logiciel de planning du personnel passe en revue les critères utiles.

En résumé

• Partez des besoins par jour et par créneau avant de placer les salariés.
• Notez les contrats, la répartition des temps partiels et les disponibilités.
• Travaillez avec 3 ou 4 créneaux types nommés, faciles à additionner.
• Vérifiez 10 heures par jour, 48 heures par semaine, 11 heures de repos quotidien et 35 heures de repos hebdomadaire.
• Publiez au moins une semaine à l'avance, 7 jours ouvrés pour modifier la répartition d'un temps partiel.
• Comparez le prévu aux heures pointées, puis dupliquez la semaine qui fonctionne.

Questions fréquentes

Combien de temps à l'avance faut-il donner le planning aux salariés ?

Pour un temps partiel, toute modification de la répartition de ses horaires doit être notifiée au moins 7 jours ouvrés à l'avance (3 jours ouvrés au minimum par accord collectif). Pour un temps plein, il faut un délai raisonnable, que votre convention collective peut fixer.

Faut-il compter la pause dans les heures du planning ?

Comptez les heures de travail effectif, pause déduite, si la pause n'est pas rémunérée. Un créneau de 7h30 à 15h avec 30 minutes de pause représente 7 heures. Dès 6 heures de travail dans la journée, une pause d'au moins 20 minutes consécutives est obligatoire.

Peut-on faire travailler un salarié 6 jours dans la semaine ?

Oui, en respectant le repos hebdomadaire de 35 heures consécutives et les 48 heures sur la semaine. Au-delà de 6 jours travaillés dans une même semaine, la règle n'est plus respectée, et le planning Stafscan vous alerte.

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