Kinésithérapie : suivi du temps des praticiens et secrétaires en libéral

Vous êtes kinésithérapeute libéral et vous avez 1 secrétaire + 1-2 collaborateurs salariés. Vous gérez votre activité de soins, mais vous êtes aussi employeur. Et en tant que tel, vous êtes soumis aux obligations du code du travail : tenue d'un décompte des heures de chacun de vos salariés.

La spécificité de la kiné libérale rend cette obligation parfois floue. Voici comment l'organiser proprement, conformément au Code du travail et à votre convention collective.

Les statuts à distinguer dans un cabinet de kiné

Trois cas typiques :

Le kinésithérapeute libéral titulaire (vous-même) : non salarié, pas concerné par le pointage. Vous travaillez à votre propre compte sous statut indépendant.

Le kinésithérapeute collaborateur libéral : statut spécifique de la kiné, où le praticien travaille dans votre cabinet en libéral mais avec un contrat de collaboration. Il n'est pas votre salarié : pas de décompte obligatoire.

Le kinésithérapeute salarié : si vous embauchez un kiné en CDI ou CDD, il est soumis au code du travail. Décompte des heures obligatoire dès que ses horaires ne sont pas collectifs.

La secrétaire médicale : salariée, même règle.

Un agent d'entretien à temps partiel : salarié, même règle.

Conclusion : seuls vos salariés (kinés salariés, secrétaire, agent) sont concernés par l'obligation de décompte des heures. Le kiné collaborateur libéral et vous-même, non.

Pourquoi le pointage devient utile même pour les collaborateurs libéraux

Bien que non obligatoire (et à ne jamais imposer : contrôler les horaires d'un libéral peut faire requalifier la collaboration en contrat de travail), le pointage volontaire peut être utile aux collaborateurs libéraux pour :

Le calcul de la redevance. Beaucoup de contrats de collaboration prévoient une redevance variable (un pourcentage du chiffre d'affaires du collaborateur reversé au titulaire). Avoir une trace de la présence du collaborateur peut être utile en cas de litige.

La répartition du planning. Sur un cabinet à 3 praticiens en libéral, qui prend les urgences ? Qui est de garde le samedi matin ? Le système de planning intégré à une pointeuse aide à structurer.

Les entrées-sorties. Le pointage enregistre les arrivées et départs de chacun : vous savez qui était présent au cabinet.

La gestion du nettoyage et fournitures. Connaître les heures de présence aide à planifier l'entretien et les commandes.

Pour ces raisons, beaucoup de cabinets de kiné équipent l'ensemble de l'équipe (libéraux + salariés) d'un système de pointage commun.

La méthode propre dans un cabinet de kiné

Étape 1 : Configuration des comptes

Vous créez un compte par personne dans la pointeuse :

• Vous (titulaire) : optionnel
• Les collaborateurs libéraux : optionnel, s'ils le souhaitent
• Les kinés salariés : oui (décompte des heures obligatoire)
• La secrétaire : oui
• L'agent d'entretien : oui

Chaque personne reçoit son code PIN ou son QR Code personnel.

Étape 2 : Pointage quotidien

Une tablette discrète à l'accueil. Chaque personne scanne en arrivant et en partant.

Étape 3 : Gestion des pauses

Les pauses repas sont pointées (sortie + entrée). Le Code du travail impose une pause de 20 minutes dès 6h de travail ; votre convention collective peut prévoir davantage.

Étape 4 : Rapport mensuel

Export Excel détaillé par personne, transmis :

• À votre comptable pour les salariés (paie selon votre convention collective)
• Conservé en archive pour les libéraux (calcul redevances, planning, etc.)

Le piège : ne pas confondre planning et pointage

Beaucoup de kinés tiennent un agenda partagé (Google Calendar, Doctolib) avec les rendez-vous patients. Cet agenda n'est pas un document de décompte des heures.

Pourquoi :

• L'agenda montre les rendez-vous prévus, pas les heures effectivement effectuées
• Un kiné peut arriver 15 minutes avant le 1er RDV pour préparer
• Un patient peut annuler à la dernière minute, mais le kiné est venu quand même

Le pointage capte le réel ; l'agenda capte le prévu. Les deux sont complémentaires mais différents. Pour l'inspection du travail, c'est le décompte des heures réelles qui compte.

Exemple : un cabinet de kiné marseillais

Prenons Antoine, kiné libéral à Marseille. Son équipe : lui-même (libéral), 1 collaborateur libéral, 1 kiné salariée à mi-temps, 1 secrétaire en CDI. Avant pointeuse digitale :

• Pointage de la secrétaire et de la kiné salariée sur un cahier, souvent oublié
• Aucun suivi du collaborateur (logique, puisque libéral)
• Difficulté à reconstituer les heures pour la paie de la kiné salariée

Après installation :

• Toutes les 3 personnes (collaborateur libéral compris) pointent sur la tablette commune
• Le collaborateur libéral l'a choisi de lui-même car il y trouve son intérêt (calcul des redevances facilité)
• La kiné salariée et la secrétaire pointent automatiquement
• Export mensuel transmis au comptable pour la paie selon la convention collective

Coût : dès 30€ HT/mois. Bénéfice : plusieurs heures par mois libérées pour Antoine, et des heures de paie enfin justifiées.

Les règles de base pour vos salariés

Pour vos salariés (kiné salarié, secrétaire), sous réserve de votre convention collective :

• Durée hebdo : 35h pour temps plein, aménagement du temps de travail possible
• Pause : 20 minutes minimum dès 6h de travail (Code du travail)
• Heures sup : majoration 25% (de la 36e à la 43e), 50% au-delà, sauf accord prévoyant d'autres taux
• Repos hebdo : 35h consécutives minimum
• Salaire minimum : selon coefficient et grille de la convention

Votre comptable applique ces règles à partir des heures de pointage. La pointeuse ne calcule pas la paie : elle fournit la matière première.

À retenir

• Dans un cabinet de kiné libéral, le décompte des heures est obligatoire pour les salariés (secrétaire, kiné salariée), optionnel pour les libéraux (vous, collaborateurs libéraux).
• L'agenda patients (Doctolib, etc.) n'est pas un document de décompte des heures : il faut un pointage distinct.
• Une pointeuse digitale unifiée gère tout le monde sur une seule tablette, même les collaborateurs libéraux qui choisissent d'y pointer.
• Votre convention collective s'applique pour la paie des salariés à partir des heures pointées.
• Dès 30€ HT/mois pour un décompte conforme et plusieurs heures libérées chaque mois.