Planning magasin : couvrir vos horaires d'ouverture et le samedi

Pour construire le planning d'un magasin, partez de vos horaires d'ouverture et du nombre de vendeurs nécessaires à chaque moment, puis répartissez les contrats dessus. Trois points demandent une attention particulière : la pause déjeuner du vendeur qui tient seul la boutique, le samedi où il faut plus de monde, et les temps partiels dont la répartition est fixée au contrat. Faites tourner les rôles du samedi pour que ce ne soient pas toujours les mêmes qui en portent la charge. Voici la méthode, avec un exemple chiffré pour une boutique de 3 vendeurs.

Comment partir de l'amplitude d'ouverture ?

L'amplitude d'ouverture, c'est le temps pendant lequel la boutique accueille des clients. Une boutique ouverte de 10h à 19h du mardi au samedi est ouverte 9 heures par jour, soit 45 heures par semaine. Un seul vendeur ne suffit pas : au-delà de 35 heures, chaque heure est une heure supplémentaire majorée, et un vendeur qui fait 10h-19h avec une heure de pause laisse la boutique sans personne pendant cette pause.

Écrivez d'abord vos besoins, jour par jour :

1. Le minimum : au moins une personne en boutique à chaque heure d'ouverture.
2. Les pics : l'heure du déjeuner en semaine, le samedi après-midi, les périodes de soldes.
3. Les tâches hors vente : réception des livraisons, réassort, vitrine, inventaire. Elles se font souvent avant l'ouverture ou en milieu de semaine.

Ce tableau des besoins vous donne le total d'heures à couvrir. Vous le comparez ensuite aux contrats de votre équipe.

Comment gérer la pause déjeuner du vendeur seul ?

Dès que le temps de travail quotidien atteint 6 heures, le salarié a droit à une pause d'au moins 20 minutes consécutives (article L3121-16 du Code du travail). Un vendeur qui fait 10h-19h doit donc s'arrêter. S'il est seul en boutique, vous avez trois options :

• Fermer la boutique pendant sa pause, par exemple de 13h à 14h. C'est simple, mais vous perdez la clientèle du déjeuner.
• Prévoir un relais : un temps partiel qui arrive à 12h et repart à 16h couvre la pause et renforce le pic de midi.
• Décaler les pauses quand deux vendeurs travaillent le même jour : l'un déjeune de 13h à 14h, l'autre de 14h à 15h.

La deuxième option est souvent la plus rentable dans un commerce de proximité, car le relais tombe sur l'heure la plus chargée de la semaine.

Comment renforcer le samedi sans épuiser l'équipe ?

Le samedi est le jour le plus chargé pour la plupart des commerces. Il faut plus de monde, sur toute la journée. Le risque : mettre tout le monde au travail tous les samedis, et voir l'équipe s'user.

Deux leviers aident :

• Des rôles différents le samedi : deux journées complètes et un renfort l'après-midi, plutôt que trois journées complètes.
• Une rotation : le rôle le plus léger (le renfort de l'après-midi) passe d'un vendeur à l'autre chaque semaine.

Pensez aussi au repos hebdomadaire : 24 heures consécutives plus 11 heures de repos quotidien, soit 35 heures d'affilée au minimum (article L3132-2). Une boutique fermée le dimanche et le lundi l'offre naturellement à toute l'équipe.

Exemple : le planning d'une boutique de 3 vendeurs

La boutique ouvre du mardi au samedi, de 10h à 19h. Elle est fermée le dimanche et le lundi. L'équipe :

• Nadia, responsable, contrat 35 heures ;
• Thomas, vendeur à temps partiel, contrat 24 heures ;
• Inès, vendeuse à temps partiel, contrat 20 heures.

Trois créneaux servent de base :

• Journée : 10h-19h avec 1 heure de pause, soit 8 heures de travail ;
• Relais : 12h-16h, soit 4 heures ;
• Livraison : 9h-12h le jeudi, soit 3 heures.

Nadia, 35 heures

• Mardi : journée, pause 13h-14h (8 h)
• Mercredi : journée, pause 13h-14h (8 h)
• Jeudi : livraison 9h-12h (3 h)
• Vendredi : journée, pause 13h-14h (8 h)
• Samedi : journée, pause 13h-14h (8 h)
• Total : 8 + 8 + 3 + 8 + 8 = 35 heures

Thomas, 24 heures

• Jeudi : journée, pause 13h-14h (8 h)
• Vendredi : journée, pause 14h-15h (8 h)
• Samedi : journée, pause 12h-13h (8 h)
• Total : 8 + 8 + 8 = 24 heures

Inès, 20 heures

• Mardi : relais 12h-16h (4 h)
• Mercredi : relais 12h-16h (4 h)
• Jeudi : relais 12h-16h (4 h)
• Samedi : journée, pause 14h-15h (8 h)
• Total : 4 + 4 + 4 + 8 = 20 heures

La couverture, jour par jour

• Mardi et mercredi : Nadia tient la boutique, Inès arrive à 12h et la remplace pendant sa pause de 13h à 14h.
• Jeudi : Nadia réceptionne la livraison de 9h à 12h, Thomas ouvre à 10h, Inès le relaie pendant sa pause.
• Vendredi : Nadia et Thomas sont là toute la journée, avec des pauses décalées (13h-14h et 14h-15h).
• Samedi : les trois sont là. Les pauses sont décalées de 12h à 15h, il reste toujours deux vendeurs en boutique.

Total : 35 + 24 + 20 = 79 heures pour 45 heures d'ouverture. Chaque contrat est respecté à l'heure près, personne ne dépasse 8 heures par jour, et entre la fermeture à 19h et l'ouverture du lendemain à 10h, chacun a au moins 14 heures de repos entre deux journées, au-delà des 11 heures obligatoires.

Comment faire tourner les samedis ?

Dans l'exemple, les trois vendeurs travaillent tous les samedis. Pour alléger, le samedi peut passer à deux journées complètes plus un renfort de 14h à 19h (5 heures). Le vendeur qui fait le renfort perd 3 heures le samedi (8 - 5 = 3) et les récupère dans la semaine :

• Semaine 1 : Inès fait le renfort du samedi, et ajoute vendredi 9h-12h (réassort à partir de 9h, avant et après l'ouverture). Son total reste 4 + 4 + 4 + 3 + 5 = 20 heures.
• Semaine 2 : Thomas fait le renfort du samedi, et ajoute mardi 16h-19h. Son total reste 3 + 8 + 8 + 5 = 24 heures.
• Semaine 3 : Nadia fait le renfort du samedi, et ajoute jeudi 14h-17h. Son total reste 8 + 8 + 3 + 3 + 8 + 5 = 35 heures.

Ce jour-là, entre 12h et 14h, un seul vendeur est en boutique pendant que l'autre déjeune. Si votre samedi midi est très chargé, gardez trois journées complètes et faites tourner autre chose, par exemple le vendredi.

Attention aux temps partiels : la répartition de leurs heures est prévue au contrat. Toute modification de cette répartition doit leur être notifiée au moins 7 jours ouvrés à l'avance (un accord collectif peut réduire ce délai, sans descendre sous 3 jours ouvrés). Le plus simple est de fixer la rotation sur plusieurs semaines, de la prévoir dans le contrat ou de la communiquer bien à l'avance, puis de publier le planning à date fixe. Nous détaillons ce point dans notre article sur l'envoi du planning aux salariés.

Et si vous avez plusieurs magasins ?

Le principe reste le même dans chaque boutique, mais un vendeur peut travailler sur deux sites dans la même semaine. Le danger : que chaque responsable voie seulement ses heures à lui, et qu'un salarié dépasse son contrat sans que personne ne le remarque. Nous expliquons comment éviter ce piège dans notre article sur le suivi des heures en multi-magasins.

Construire ce planning dans un outil

Le planning ci-dessus tient sur une feuille. Mais chaque changement (un congé, une rotation, un arrêt maladie) oblige à refaire les totaux. Un logiciel de planning du personnel comme Stafscan les refait pour vous :

• vos créneaux favoris (« Journée 10h-19h », « Relais 12h-16h ») se posent en un clic ;
• le compteur d'heures de chaque vendeur s'affiche face à son contrat pendant que vous construisez la semaine ;
• la vue journée montre qui est en boutique à chaque demi-heure, ce qui permet de repérer un trou pendant les pauses du samedi ;
• une alerte s'affiche si un salarié a moins de 11 heures de repos entre deux journées, plus de 48 heures dans la semaine ou plus de 6 jours travaillés ;
• vous dupliquez les semaines de la rotation sur les semaines suivantes ;
• chaque vendeur consulte sa semaine publiée sur son téléphone, via son lien personnel.

Si vous avez plusieurs boutiques, chacune a son planning, et un même vendeur peut travailler sur plusieurs sites.

En résumé

• Partez de l'amplitude d'ouverture (10h-19h du mardi au samedi = 45 heures) et des besoins de chaque jour, puis placez les contrats.
• Un vendeur seul qui travaille 6 heures ou plus a droit à 20 minutes de pause : prévoyez un relais, des pauses décalées ou une fermeture.
• Renforcez le samedi avec des rôles différents (journées complètes et renfort) plutôt qu'avec des journées complètes pour tous.
• Faites tourner le rôle le plus léger du samedi et vérifiez que chaque contrat reste juste chaque semaine.
• Pour un temps partiel, toute modification de la répartition doit être notifiée au moins 7 jours ouvrés à l'avance (un accord collectif peut réduire ce délai, sans descendre sous 3 jours ouvrés).

Questions fréquentes

Un vendeur peut-il rester seul toute la journée ?

Oui, mais s'il travaille 6 heures ou plus, il doit avoir au moins 20 minutes de pause consécutives. Pendant ce temps, soit la boutique ferme, soit un collègue le remplace.

Combien de vendeurs faut-il le samedi ?

Cela dépend de votre fréquentation. Regardez vos ventes heure par heure sur plusieurs samedis : le nombre de vendeurs suit les heures les plus chargées, souvent l'après-midi.

Un salarié à temps partiel peut-il travailler un samedi sur deux ?

Oui, si le contrat prévoit cette rotation, ou s'il prévoit les cas de modification et que vous notifiez la nouvelle répartition au moins 7 jours ouvrés à l'avance (un accord collectif peut réduire ce délai, sans descendre sous 3 jours ouvrés). Sinon, il faut l'accord du salarié. Une rotation fixée à l'avance sur plusieurs semaines évite les changements de dernière minute.

Faut-il payer la pause déjeuner ?

Pas si le salarié est libre de ses occupations pendant ce temps. S'il reste en boutique à la disposition des clients, ce temps est du travail et se compte comme tel. Votre convention collective peut aussi prévoir des règles particulières.

Pour construire la rotation de vos samedis avec les compteurs de chaque vendeur sous les yeux, essayez le planning Stafscan gratuitement pendant 30 jours, sans carte bancaire. Vous pouvez y ajouter la pointeuse sur tablette pour comparer les heures prévues aux heures réellement faites.