Modifier le planning d'un salarié : quel délai de prévenance ?

Pour un salarié à temps partiel, toute modification de la répartition de ses heures doit lui être notifiée au moins 7 jours ouvrés à l'avance, délai qu'un accord collectif peut réduire jusqu'à 3 jours ouvrés. Pour un salarié à temps plein, la loi ne fixe aucun délai : la jurisprudence exige un délai raisonnable, et votre convention collective peut en prévoir un. Dans les deux cas, prévenez par écrit et gardez une trace de la date à laquelle le salarié a été informé.

Temps partiel : quel délai respecter ?

Le contrat d'un salarié à temps partiel prévoit la répartition de ses heures entre les jours de la semaine ou les semaines du mois. Si vous changez cette répartition, vous devez le lui notifier au moins 7 jours ouvrés avant. Un accord collectif peut ramener ce délai à 3 jours ouvrés au minimum.

Les jours ouvrés sont les jours normalement travaillés dans votre entreprise, en général du lundi au vendredi ; les jours fériés chômés n'en font pas partie. Dans le doute, comptez du lundi au vendredi : c'est le calcul le plus prudent.

Exemple de calcul

Nadia travaille 24 heures par semaine dans une boulangerie. Son contrat prévoit lundi, mardi et mercredi. Vous voulez la faire passer au jeudi, vendredi et samedi. Vous la prévenez le lundi 16 novembre 2026.

Comptez 7 jours ouvrés pleins après l'annonce :

1. mardi 17 ;
2. mercredi 18 ;
3. jeudi 19 ;
4. vendredi 20 ;
5. lundi 23 ;
6. mardi 24 ;
7. mercredi 25.

Le premier jour modifié peut être au plus tôt le jeudi 26 novembre. Si un accord collectif applicable fixe le délai à 3 jours ouvrés, comptez mardi 17, mercredi 18 et jeudi 19 : la modification peut s'appliquer à partir du vendredi 20.

Quand la semaine contient un jour férié chômé, il ne compte pas. En cas de doute, prenez un jour de marge.

Temps plein : existe-t-il un délai ?

Non, aucun délai de prévenance légal n'est fixé pour modifier les horaires d'un salarié à temps plein. Changer un horaire de travail relève en principe de votre pouvoir de direction. Mais la jurisprudence exige un délai raisonnable, et votre convention collective peut en fixer un. Lisez-la avant de toucher au planning de la semaine en cours.

Ce qui est raisonnable dépend de l'ampleur du changement :

• décaler un début de service d'une heure, annoncé plusieurs jours avant : en général sans difficulté ;
• passer un salarié du matin au soir pour la semaine suivante, annoncé la veille : beaucoup plus risqué, surtout s'il a des contraintes familiales connues.

Dans tous les cas, vérifiez que la nouvelle version respecte les règles de repos et de durée maximale. Notre article sur les règles légales du planning les reprend une par une.

Comment prévenir et garder une trace ?

Un changement annoncé à l'oral, entre deux services, ne laisse aucune preuve. En cas de désaccord, c'est votre parole contre celle du salarié. Trois réflexes :

1. Modifiez le planning écrit, pas seulement l'organisation dans votre tête.
2. Informez chaque salarié concerné par écrit, avec la date de l'envoi.
3. Gardez la version publiée et la date de publication.

Avec Stafscan

Dans le logiciel de planning du personnel Stafscan, la publication suit ce principe :

• vous publiez la semaine ; la grille affiche « Publiée le … » avec la date ;
• chaque salarié consulte sa semaine sur son téléphone, via son lien personnel, sur la page « Mon planning » ;
• au moment de publier, vous pouvez cocher « Prévenir les salariés par email » : chaque salarié qui a un créneau ou une absence dans la semaine, et une adresse email, reçoit un message ;
• si vous modifiez un créneau après la publication, la semaine passe en « Modifiée depuis la publication » ; vous republiez, et vous pouvez à nouveau prévenir par email.

Tant que la semaine est signalée comme modifiée, vous savez que l'équipe ne voit pas encore la dernière version. Pour organiser la diffusion au quotidien, voyez aussi notre article sur l'envoi du planning sur le téléphone des salariés.

Cas pratique 1 : remplacer un salarié malade le matin même

Il est 7h. Hugo, qui devait ouvrir à 8h, vous prévient qu'il est malade. Aucun délai de prévenance ne peut être respecté : vous cherchez un remplaçant.

La règle à suivre : le volontariat. Vous demandez, vous n'imposez pas.

• Léa, temps plein, en repos ce jour-là. Elle accepte. Vérifiez qu'elle garde 11 heures de repos depuis la fin de son service de la veille, et que sa semaine ne dépasse pas 48 heures ni 6 jours travaillés.
• Inès, temps partiel à 24 heures. Les heures qu'elle fait en plus sont des heures complémentaires. Sans accord, elles sont limitées au 1/10e de la durée du contrat : 24 heures ÷ 10 = 2h24 dans la semaine. Un accord peut porter cette limite jusqu'au 1/3, soit 24 ÷ 3 = 8 heures. Le service de Hugo dure 6 heures : sans accord, Inès ne peut pas le prendre en entier.

Les heures complémentaires sont majorées de 10 % dans la limite du 1/10e du contrat, et de 25 % au-delà.

Une fois le remplacement trouvé, modifiez le planning et republiez la semaine. Léa voit le créneau sur son téléphone, et la trace écrite existe.

Cas pratique 2 : décaler un service

Le lundi, vous apprenez qu'une livraison arrive le jeudi à 11h au lieu de 9h. Vous voulez décaler le service de Thomas, temps plein, de 9h-17h à 11h-19h le jeudi.

1. Délai : Thomas est à temps plein, trois jours d'avance pour un décalage de deux heures reste raisonnable, sauf disposition contraire de votre convention.
2. Repos : Thomas ouvre le vendredi à 7h. Entre jeudi 19h et vendredi 7h, il a 12 heures de repos. C'est au-dessus des 11 heures.
3. Durée : 11h-19h fait 8 heures, comme 9h-17h. Son total de la semaine ne change pas.
4. Information : vous modifiez le créneau, la semaine passe en « modifiée », vous republiez avec l'email coché.

Quelles erreurs éviter ?

• Modifier sans republier. Le salarié consulte une version périmée et arrive à l'ancienne heure.
• Prévenir un seul salarié d'un échange. Si Léa prend le service de Sophie, les deux doivent le savoir.
• Oublier les heures complémentaires. Un temps partiel qui dépanne trois fois dans le mois peut dépasser sa limite sans que personne ne l'ait vu.
• Compter le samedi et le dimanche dans le délai. Dans la plupart des entreprises, ce ne sont pas des jours ouvrés.

En résumé

• Temps partiel : 7 jours ouvrés minimum pour modifier la répartition des heures, 3 jours ouvrés si un accord collectif le prévoit.
• Temps plein : pas de délai légal, mais un délai raisonnable et celui de votre convention s'il existe.
• Le remplacement au pied levé repose sur le volontariat.
• Un temps partiel qui remplace fait des heures complémentaires, limitées au 1/10e du contrat sans accord.
• Chaque modification doit être écrite, datée et transmise au salarié.

Questions fréquentes

Le salarié peut-il refuser un changement d'horaire ?

Pour un temps partiel, respectez le délai de 7 jours ouvrés, ou celui de votre accord : en dessous, n'imposez rien et demandez son accord. Pour un temps plein, un changement d'horaire annoncé dans un délai raisonnable relève en principe de votre pouvoir de direction. Votre convention collective peut prévoir des règles plus précises.

Un message sur une messagerie suffit-il comme trace ?

C'est mieux qu'une annonce orale, mais le message se perd au milieu des conversations. Un planning publié, daté, avec un email envoyé à chaque salarié concerné, est plus simple à retrouver.

Le délai de 7 jours s'applique-t-il si le salarié demande lui-même le changement ?

Le délai protège le salarié contre une modification imposée. Quand c'est lui qui demande un échange et que vous acceptez, gardez simplement une trace écrite de sa demande.

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