Pointeuse sur tablette : fonctionnement, installation et prix

Une pointeuse sur tablette, c'est une application installée sur un iPad ou une tablette Android posée à l'entrée du personnel. Chaque salarié tape son code PIN à 4 chiffres ou présente son QR code personnel, et son arrivée, sa pause ou son départ sont enregistrés en 2 secondes. Le gérant voit les présences en direct sur son téléphone et récupère les heures du mois sans rien recopier. Avec Stafscan, l'abonnement commence à 30 € HT par mois, avec un essai gratuit de 30 jours sans carte bancaire.

Comment fonctionne une pointeuse sur tablette, concrètement ?

Le principe tient en une phrase : la tablette remplace le cahier ou la badgeuse murale, et les heures partent directement dans un tableau que vous consultez à distance.

Au quotidien, un pointage se passe ainsi :

1. Léa arrive à 8h58. Elle tape son code à 4 chiffres sur la tablette.
2. L'écran lui propose l'action du moment : arrivée, pause, retour de pause ou départ.
3. Elle valide. Si la photo est activée, la tablette prend un cliché au même instant.
4. Sur votre téléphone, Léa apparaît comme présente.

Le soir, son départ à 17h05 ferme la journée. Avec une pause de 30 minutes pointée de 12h30 à 13h00, le calcul est fait pour vous : de 8h58 à 17h05, cela fait 8h07 de présence, moins 30 minutes de pause, soit 7h37 de travail. Personne n'a eu à arrondir ni à reconstituer la journée de mémoire.

Les pauses peuvent aussi être déduites automatiquement selon le planning, si vous préférez que vos salariés ne pointent que l'arrivée et le départ.

Comment installer la pointeuse en moins d'une heure ?

L'installation ne demande ni technicien ni câblage. Comptez les étapes suivantes :

1. Créez votre compte sur le site et renseignez votre établissement.
2. Installez l'application Stafscan sur la tablette, depuis l'App Store ou Google Play.
3. Reliez la tablette à votre établissement avec la clé affichée dans vos réglages. La tablette sait alors à quel lieu elle appartient.
4. Créez vos salariés : nom, prénom, et si vous le souhaitez leurs heures de contrat. Chacun reçoit un code PIN à 4 chiffres.
5. Choisissez le mode d'identification : code PIN, QR code personnel, ou les deux. Activez la photo si vous en avez besoin.
6. Faites un premier pointage vous-même, pour vérifier que tout remonte bien sur votre téléphone.

Le plus long, en général, c'est de saisir la liste de l'équipe. Pour dix salariés, c'est l'affaire de quelques minutes. Si vous voulez réfléchir à vos critères avant de vous lancer, la checklist pour choisir sa pointeuse digitale passe en revue les points à vérifier.

Quelle tablette choisir ?

Inutile d'acheter un modèle haut de gamme. Un iPad ou une tablette Android d'entrée de gamme suffit : l'application a besoin d'un écran tactile, d'une connexion internet et, si vous activez la photo ou le QR code, d'une caméra frontale.

Quelques critères utiles :

• Un écran de 8 à 10 pouces : assez grand pour taper un code sans se tromper, assez petit pour tenir sur un support mural.
• Une caméra frontale correcte si vous utilisez le QR code ou la photo.
• Une connexion stable : le wifi de l'établissement fait l'affaire.
• Une alimentation permanente : la tablette reste allumée toute la journée, branchée sur secteur.

Beaucoup de gérants réutilisent une ancienne tablette qui dormait dans un tiroir. C'est une très bonne solution, tant qu'elle est encore à jour.

Où poser la tablette dans votre établissement ?

L'emplacement compte autant que l'outil. Une tablette mal placée, c'est un pointage oublié.

• Sur le chemin du personnel, pas sur celui des clients : entrée de service, vestiaire, couloir vers la cuisine ou la réserve.
• Avant le poste de travail : le salarié doit la croiser en arrivant, avant d'enfiler sa tenue ou de prendre sa caisse.
• Fixée sur un support, à hauteur d'yeux, près d'une prise.
• À l'abri des éclaboussures et de la chaleur, surtout en cuisine ou en boulangerie.

Dans une boutique, le mieux est souvent la réserve ou l'arrière-boutique. Dans un restaurant, l'entrée du personnel. Dans un cabinet, le couloir derrière l'accueil.

Que voit le gérant en direct ?

C'est ce qui change le plus la vie du gérant. Depuis votre téléphone, vous voyez à tout moment :

• qui est présent et depuis quelle heure ;
• qui est en pause ;
• qui est en retard par rapport au planning ;
• qui n'est pas encore arrivé.

Si vous utilisez aussi le planning, chaque journée passée affiche les heures réellement pointées en face du créneau prévu. Un écart saute aux yeux sans ouvrir un tableur. Et quand un salarié oublie de pointer sa sortie, il peut le signaler depuis son lien personnel : vous validez ou corrigez, et la modification reste tracée.

En fin de mois, le récapitulatif pour la paie sort tout seul : heures par salarié, heures supplémentaires par taux, absences, primes de repas et heures de nuit, dans un fichier Excel pour votre comptable ou votre logiciel de paie.

Combien coûte une pointeuse sur tablette ?

Le coût se décompose en deux parties.

Le matériel. Une tablette d'entrée de gamme, un support mural et un câble d'alimentation. Si vous avez déjà une tablette, ce poste est nul.

L'abonnement au logiciel. Chez Stafscan, il commence à 30 € HT par mois, sans engagement. Trois forfaits existent, selon la taille de l'équipe et le nombre d'établissements. Le planning du personnel est inclus sans supplément.

Pour vous faire une idée, prenez le temps que vous passez aujourd'hui à recopier des feuilles d'heures, à relancer les oublis et à refaire les additions en fin de mois. Si cela vous prend deux ou trois heures chaque mois, la comparaison se fait vite.

Avant de payer quoi que ce soit, vous pouvez tester la pointeuse sur tablette Stafscan pendant 30 jours, sans carte bancaire. C'est le temps de passer un mois complet de paie avec l'outil.

Et vos salariés, comment le vivent-ils ?

Un bon système de pointage doit être plus simple que l'ancien, sinon il ne tiendra pas. Sur tablette, vos salariés n'ont rien à installer : ils tapent leur code, c'est tout. Pour consulter leur planning ou leurs heures, ils ouvrent leur lien personnel dans le navigateur de leur téléphone.

Quelques conseils pour le lancement :

• Présentez l'outil en réunion d'équipe, en expliquant ce qu'il enregistre et pourquoi : des heures justes, pour tout le monde.
• Informez vos salariés par écrit avant la mise en service, comme pour tout outil de contrôle des horaires, et consultez votre CSE si vous en avez un.
• Faites une semaine de rodage pendant laquelle vous corrigez les oublis sans reproche.

Le guide complet de la pointeuse digitale pour TPE détaille ces étapes, et si vous préparez aussi vos horaires, voyez comment faire le planning hebdomadaire de vos salariés.

En résumé

• Une pointeuse sur tablette enregistre arrivée, pause, retour de pause et départ en 2 secondes, par code PIN à 4 chiffres ou QR code personnel.
• L'installation se fait seul : application sur la tablette, clé de l'établissement, création des salariés.
• Un iPad ou une tablette Android d'entrée de gamme suffit, posée sur le passage du personnel.
• Le gérant voit en direct qui est présent, en pause, en retard ou absent.
• L'abonnement Stafscan démarre à 30 € HT par mois, sans engagement, avec 30 jours d'essai sans carte bancaire.

Questions fréquentes

Faut-il une connexion internet permanente ?

La tablette a besoin d'internet pour envoyer les pointages et vous permettre de les voir en direct. Le wifi de l'établissement suffit. Placez la tablette là où le signal est bon.

Un salarié peut-il pointer pour un collègue ?

Avec un simple code, c'est possible. C'est pour cela que la photo au pointage existe en option : à chaque pointage ou de temps en temps, un cliché est pris au moment où le salarié valide.

Mes salariés doivent-ils télécharger une application ?

Non. Seule la tablette de l'établissement porte l'application. Vos salariés consultent leur planning et leurs heures via leur lien personnel, dans le navigateur de leur téléphone.

Peut-on utiliser une tablette pour plusieurs établissements ?

Chaque tablette est reliée à un établissement par sa clé. Si vous avez plusieurs sites, installez une tablette par site : un salarié qui travaille sur deux lieux pointe simplement sur la tablette de celui où il se trouve.

Vous voulez voir ce que cela donne dans votre établissement ? Essayez la pointeuse Stafscan gratuitement pendant 30 jours, sans carte bancaire : installez l'application sur une tablette que vous avez déjà et faites pointer votre équipe dès demain.