Obligation de décompte du temps de travail : ce que doit l'employeur

Dès que vos salariés ne suivent pas tous le même horaire collectif, la loi vous oblige à décompter la durée du travail de chacun (article L3171-2 du Code du travail). Ce décompte est quotidien, avec les heures de début et de fin ou le nombre d'heures faites, et hebdomadaire, avec le total de la semaine (article D3171-8). Les documents doivent rester à la disposition de l'inspection du travail pendant un an, et un salarié peut réclamer des heures impayées sur trois ans. La Cour de justice de l'Union européenne a jugé en 2019 que les États doivent imposer aux employeurs un système objectif, fiable et accessible de mesure du temps de travail.

Qui est concerné par l'obligation de décompte ?

Presque toutes les petites entreprises. Le texte vise les salariés qui ne sont pas occupés selon le même horaire collectif. Or, dans un restaurant, une boulangerie, un commerce ou un cabinet, c'est la règle plutôt que l'exception :

• l'ouverture et la fermeture ne sont pas faites par les mêmes personnes ;
• les temps partiels ont leurs propres jours ;
• les horaires changent d'une semaine à l'autre selon le planning ;
• certains font des coupures, d'autres une journée continue.

Si, à l'inverse, toute votre équipe travaille exactement aux mêmes heures, vous relevez des horaires collectifs. Ceux-ci doivent alors être affichés dans les locaux (article L3171-1). Dès qu'un salarié s'en écarte, le décompte individuel redevient nécessaire pour lui.

Que doit contenir le décompte, jour par jour et semaine par semaine ?

L'article D3171-8 prévoit deux niveaux :

• chaque jour : les heures de début et de fin de chaque période de travail, ou le relevé du nombre d'heures accomplies ;
• chaque semaine : le total des heures accomplies par chaque salarié.

Voici à quoi ressemble un décompte correct pour Sophie, assistante dans un cabinet, sur une semaine :

• lundi : 9h00-12h30 et 13h30-17h30, soit 3h30 + 4h00 = 7h30 ;
• mardi : 9h00-12h30 et 13h30-17h30, soit 7h30 ;
• mercredi : 9h00-13h00, soit 4h00 ;
• jeudi : 9h00-12h30 et 13h30-17h30, soit 7h30 ;
• vendredi : 9h00-12h30 et 13h30-18h00, soit 3h30 + 4h30 = 8h00 ;
• total de la semaine : 7h30 + 7h30 + 4h00 + 7h30 + 8h00 = 34h30.

Ce relevé montre les horaires réels, la pause du midi exclue, et un total hebdomadaire vérifiable. C'est exactement ce que l'on attend d'un décompte.

Que dit l'arrêt de la CJUE du 14 mai 2019 ?

Dans l'affaire C-55/18, la Cour de justice de l'Union européenne a jugé que les États membres doivent imposer aux employeurs la mise en place d'un système objectif, fiable et accessible permettant de mesurer la durée du travail journalier de chaque salarié.

Traduit pour un gérant, cela donne trois critères :

• objectif : l'heure enregistrée est celle où le salarié commence ou arrête, pas une estimation faite après coup ;
• fiable : le relevé ne peut pas être modifié sans laisser de trace, et personne ne peut pointer à la place d'un autre sans que cela se voie ;
• accessible : le salarié comme l'employeur peuvent consulter les heures, et les présenter en cas de contrôle ou de désaccord.

Ces trois mots sont une bonne grille pour juger votre système actuel.

Pourquoi un cahier rempli en fin de semaine est fragile ?

Le cahier ou la feuille d'heures remplie le vendredi soir est encore très répandu. Il pose trois problèmes.

Il n'est pas objectif. Personne ne se souvient, le vendredi, qu'il est parti à 17h40 le mardi. On note l'horaire prévu, arrondi.

Il n'est pas fiable. Une ligne se rature, se réécrit, se complète. Rien ne dit qui a écrit quoi, ni quand.

Il est difficile à exploiter. Additionner les heures de dix salariés sur quatre semaines, puis isoler les heures supplémentaires semaine par semaine, prend du temps et génère des erreurs.

Le risque se voit le jour d'un désaccord. En cas de litige sur les heures, la preuve est partagée (article L3171-4) : le salarié apporte des éléments sur les heures qu'il dit avoir faites, et l'employeur doit fournir ceux qui justifient les horaires réellement effectués. Un cahier approximatif pèse peu face à un tableau tenu par le salarié lui-même.

Combien de temps conserver les relevés d'heures ?

Deux durées sont à retenir :

• un an : les documents de décompte doivent être tenus à la disposition de l'inspection du travail pendant cette durée ;
• trois ans : c'est la période sur laquelle un salarié peut réclamer des salaires, et donc des heures supplémentaires impayées.

Conseil pratique : gardez vos relevés au moins trois ans. Si un ancien salarié conteste ses heures deux ans après son départ, vous aurez les éléments pour répondre. Un outil numérique garde l'historique sans que vous ayez à archiver des classeurs.

Qu'est-ce qu'un bon système de décompte pour une petite entreprise ?

Reprenez les trois critères de la CJUE et appliquez-les à votre quotidien :

1. L'heure est prise au moment où elle se produit. Une pointeuse enregistre l'arrivée, la pause, le retour de pause et le départ à l'instant où le salarié les déclare.
2. Chaque salarié s'identifie seul. Un code personnel ou un QR code, avec une photo en option pour éviter qu'un collègue pointe pour un autre.
3. Les corrections sont tracées. Un oubli arrive toujours. Le salarié le signale, le gérant valide ou corrige, et la modification reste visible.
4. Le total hebdomadaire est calculé automatiquement, avec les heures supplémentaires semaine par semaine.
5. Le salarié peut consulter ses heures, par exemple via un lien personnel sur son téléphone.
6. Les relevés sont exportables, pour le comptable comme pour un contrôle.

Une pointeuse sur tablette comme Stafscan coche ces cases : chaque salarié pointe avec son code PIN à 4 chiffres ou son QR code, vous voyez les présences en direct, les corrections sont tracées, et le récapitulatif du mois part en fichier Excel pour votre comptable ou votre logiciel de paie. Pour savoir comment l'installer, lisez notre article sur le fonctionnement et le prix d'une pointeuse sur tablette.

Le décompte sert aussi à respecter les durées maximales

Le décompte n'est pas qu'une obligation de papier. C'est lui qui vous permet de vérifier que vous respectez :

• les 10 heures de travail maximum par jour (L3121-18), sauf dérogation ;
• les 48 heures maximum sur une même semaine (L3121-20) et 44 heures en moyenne sur 12 semaines consécutives (L3121-22) ;
• les 11 heures de repos consécutives entre deux journées (L3131-1) ;
• la pause de 20 minutes dès 6 heures de travail dans la journée (L3121-16).

Sans relevé fiable, vous découvrez un dépassement le jour où quelqu'un vous le signale. Notre article sur les règles légales du planning, repos et durées maximales détaille ces limites. Les textes eux-mêmes sont consultables sur Légifrance.

Côté données personnelles, un système de pointage traite des informations sur vos salariés : informez-les de sa mise en place. Notre guide sur le RGPD et la badgeuse digitale fait le point.

En résumé

• L'article L3171-2 impose un décompte individuel de la durée du travail dès que les salariés ne suivent pas tous le même horaire collectif.
• Le décompte est quotidien (début et fin, ou nombre d'heures) et hebdomadaire (total de la semaine), selon l'article D3171-8.
• La CJUE (14 mai 2019, C-55/18) exige un système objectif, fiable et accessible.
• En cas de litige, la preuve des heures est partagée entre salarié et employeur (L3171-4).
• Les relevés restent un an à la disposition de l'inspection ; gardez-les au moins trois ans, durée des réclamations de salaire.

Questions fréquentes

Un planning suffit-il comme décompte du temps de travail ?

Non. Le planning dit ce qui était prévu, le décompte dit ce qui a été fait. Si un salarié reste une heure de plus, seul le relevé des heures réelles le montre.

Les salariés à temps partiel sont-ils concernés ?

Oui, comme les autres. Leur décompte est même particulièrement utile pour suivre les heures complémentaires et vérifier qu'elles restent dans les limites prévues par leur contrat et la loi.

Un tableur rempli par le gérant est-il valable ?

Il vaut mieux qu'aucun relevé, mais il reste déclaratif. Si les heures sont saisies après coup, sans pointage du salarié, il répond mal aux critères d'objectivité et de fiabilité.

Le salarié doit-il pouvoir consulter ses heures ?

Le système doit être accessible. En pratique, permettre à chaque salarié de voir ses propres heures évite bien des désaccords et facilite les corrections.

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