Planning des secrétaires de cabinet médical : couvrir l'accueil sans trou

Pour faire le planning des secrétaires d'un cabinet médical, partez des heures d'ouverture et des jours de consultation de chaque praticien, puis couvrez chaque heure par au moins une secrétaire, avec un renfort quand plusieurs praticiens consultent en même temps. Les temps partiels, fréquents au secrétariat, imposent de prévoir la répartition des horaires longtemps à l'avance. Les congés se posent tôt, en tenant compte de ceux des praticiens.

Pourquoi le planning d'un cabinet est-il particulier ?

Un cabinet médical, dentaire ou paramédical a des contraintes que n'a pas un commerce :

• l'accueil ne peut jamais rester vide pendant les heures d'ouverture : le téléphone sonne, les patients arrivent, les urgences appellent ;
• les praticiens n'ont pas tous les mêmes jours : l'un consulte le lundi et le jeudi soir, l'autre le mercredi et le samedi matin ;
• les pics suivent l'agenda des praticiens : deux médecins en consultation en même temps, ce sont plus d'appels et plus d'arrivées à gérer ;
• les équipes comptent souvent plusieurs temps partiels, avec des répartitions d'horaires fixées au contrat ;
• les assistantes dentaires travaillent au fauteuil, donc au rythme exact du praticien qu'elles assistent.

Le planning se construit donc en superposant les heures d'ouverture et l'agenda des praticiens.

Étape 1 : cartographier les heures d'ouverture et les agendas

Écrivez, pour chaque jour, les heures d'ouverture de l'accueil, puis les praticiens présents et leurs plages de consultation.

Repérez trois types de moments :

1. Les heures de base, où une secrétaire suffit.
2. Les heures de pointe, où plusieurs praticiens consultent en même temps : il faut deux personnes à l'accueil, une au téléphone et une aux patients.
3. Les heures administratives, hors consultation : courrier, dossiers, rappels. Elles peuvent se placer en début ou en fin de journée.

Étape 2 : l'exemple d'un cabinet ouvert 8h-19h et le samedi matin

Prenons un cabinet de groupe ouvert du lundi au vendredi de 8h à 19h, et le samedi de 8h à 12h. Les deux médecins consultent ensemble le lundi et le jeudi après-midi : ce sont les jours de pointe.

Heures d'ouverture à couvrir : 11 heures × 5 jours + 4 heures le samedi = 59 heures par semaine, avec au moins une secrétaire.

L'équipe compte trois secrétaires :

• Nadia, 35 heures ;
• Sophie, 28 heures, sur 4 jours ;
• Inès, 19 heures.

Le planning de la semaine :

• Nadia : du lundi au vendredi, 8h-15h30 avec 30 minutes de pause, soit 7 heures par jour. Total : 5 × 7 = 35 heures.
• Sophie : lundi, mardi, jeudi et vendredi, 11h30-19h avec 30 minutes de pause, soit 7 heures par jour. Total : 4 × 7 = 28 heures.
• Inès : lundi 15h-19h (4 heures), mercredi 11h30-19h avec 30 minutes de pause (7 heures), jeudi 15h-19h (4 heures), samedi 8h-12h (4 heures). Total : 4 + 7 + 4 + 4 = 19 heures.

Chaque total correspond au contrat. Au total, 82 heures de secrétariat pour 59 heures d'ouverture : les 23 heures d'écart servent aux doublons du midi et aux renforts.

Vérifions la couverture, jour par jour :

• lundi et jeudi : Nadia seule de 8h à 11h30, Nadia et Sophie de 11h30 à 15h30, puis Sophie et Inès de 15h30 à 19h pour les consultations des deux médecins (Inès arrive dès 15h, pendant que Nadia termine) ;
• mardi et vendredi : Nadia le matin, Sophie l'après-midi, les deux ensemble de 11h30 à 15h30 ;
• mercredi : Nadia le matin, Inès l'après-midi, les deux ensemble de 11h30 à 15h30 ;
• samedi : Inès seule de 8h à 12h.

Les pauses de 30 minutes se prennent pendant le chevauchement de la mi-journée, pour que l'accueil ne soit jamais vide. Rappel : dès 6 heures de travail dans la journée, une pause d'au moins 20 minutes consécutives est obligatoire (article L3121-16). Côté repos, chacune a au moins le dimanche et un autre jour libre, et aucune ne reprend moins de 11 heures après avoir fini (L3131-1).

Étape 3 : gérer les temps partiels sans faux pas

Sophie et Inès sont à temps partiel. Deux règles encadrent leur planning.

La répartition des horaires est prévue au contrat. Toute modification de cette répartition doit leur être notifiée au moins 7 jours ouvrés à l'avance. Un accord collectif peut réduire ce délai jusqu'à 3 jours ouvrés. Déplacer le mercredi d'Inès la veille pour le lendemain suppose donc son accord. Nous détaillons ces délais dans notre article sur la modification du planning et le délai de prévenance.

Les heures complémentaires sont plafonnées. Un salarié à temps partiel peut faire au plus 1/10e de la durée prévue à son contrat en heures complémentaires (jusqu'au 1/3 par accord), majorées de 10 % dans la limite du 1/10e et de 25 % au-delà. Concrètement :

• Sophie, 28 heures : au plus 2 h 48 d'heures complémentaires par semaine (28 ÷ 10 = 2,8 heures) ;
• Inès, 19 heures : au plus 1 h 54 (19 ÷ 10 = 1,9 heure).

Étape 4 : les assistantes dentaires au fauteuil

Dans un cabinet dentaire, l'assistante suit l'agenda du chirurgien-dentiste. Son planning se calque sur les vacations du praticien, avec un temps avant pour préparer la salle et un temps après pour la stérilisation.

Quelques réflexes utiles :

• posez la vacation de l'assistante en même temps que celle du praticien, dans le même outil, pour voir tout de suite un fauteuil sans assistante ;
• quand un praticien est absent, prévoyez une journée d'inventaire, de stérilisation ou de soutien à l'accueil plutôt qu'une journée vide ;
• alignez si possible les congés de l'assistante sur ceux de son praticien.

Pour le suivi des heures de ces équipes au quotidien, voyez notre article sur le pointage des assistantes et secrétaires en cabinet dentaire.

Étape 5 : anticiper les congés

Avec trois secrétaires, une seule absence change toute la semaine. Si Nadia part une semaine, il faut couvrir ses 35 heures du matin. Or les heures complémentaires de Sophie et d'Inès ne dépassent pas, sans accord collectif, 2 h 48 + 1 h 54 = 4 h 42 par semaine. Il reste plus de 30 heures à trouver.

D'où quelques règles simples :

1. Recueillez les souhaits de congés tôt, par exemple avant la fin janvier pour l'été.
2. Croisez-les avec les congés des praticiens : quand un médecin part, l'accueil a moins de pression.
3. Évitez deux secrétaires absentes la même semaine.
4. Prévoyez un remplacement (CDD, intérim) pour les absences longues d'un temps plein, ou un avenant temporaire à un contrat à temps partiel si votre convention collective le permet.

Dans un logiciel de planning du personnel comme Stafscan, les congés payés, la maladie ou la formation se posent directement dans la grille. Vous voyez la semaine réelle, et les compteurs de congés payés se tiennent en jours.

Étape 6 : publier et suivre les heures réelles

Publiez le planning au moins une semaine à l'avance, et plus tôt pour les temps partiels. Chaque secrétaire consulte sa semaine sur son téléphone, via son lien personnel. Si vous modifiez une semaine déjà publiée, elle est signalée « modifiée » et vous la republiez.

Un patient en retard à 18h50, un dossier à finir : les dépassements arrivent. Avec la pointeuse sur tablette Stafscan, chaque secrétaire pointe en 2 secondes avec un code PIN, et la grille affiche les heures réellement pointées en face du créneau prévu.

Pour la méthode générale, reportez-vous à nos 6 étapes pour faire un planning hebdomadaire.

En résumé

• Construisez le planning à partir des heures d'ouverture et de l'agenda de chaque praticien.
• Un cabinet ouvert 8h-19h en semaine et 8h-12h le samedi a 59 heures d'accueil à couvrir.
• Trois secrétaires à 35, 28 et 19 heures donnent 82 heures : assez pour doubler l'accueil à midi et aux heures de pointe.
• Un temps partiel doit être prévenu au moins 7 jours ouvrés avant une modification de sa répartition.
• Les heures complémentaires sont plafonnées au 1/10e du contrat : elles ne suffisent pas à remplacer un temps plein.

Questions fréquentes

Combien de secrétaires faut-il pour un cabinet ouvert 11 heures par jour ?

Une seule personne ne peut pas couvrir 11 heures par jour, 5 jours par semaine : cela ferait 55 heures, au-delà de la limite de 48 heures sur une semaine. Il faut au minimum deux personnes, et trois si vous voulez un renfort aux heures de pointe et pouvoir absorber les congés.

Peut-on changer les jours d'une secrétaire à temps partiel ?

Oui, si son contrat prévoit les cas et la nature de ces modifications, et à condition de lui notifier la nouvelle répartition au moins 7 jours ouvrés à l'avance (un accord collectif peut réduire ce délai, sans descendre sous 3 jours ouvrés). Sinon, il vous faut son accord.

Les assistantes dentaires doivent-elles figurer dans le même planning que les secrétaires ?

C'est préférable. Vous voyez d'un coup d'œil qui est à l'accueil, qui est au fauteuil, et qui peut dépanner l'autre poste en cas d'absence.

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