Planning Excel ou logiciel : quand faut-il changer d'outil ?

Planning Excel ou logiciel : pour 2 ou 3 salariés aux horaires fixes, un tableur suffit souvent. Dès que l'équipe grandit, que les temps partiels se multiplient ou que les horaires changent chaque semaine, Excel devient fragile : formules qui cassent, versions qui circulent en photo, aucune alerte sur les repos, aucun lien avec les heures réellement faites. Un logiciel de planning prend alors le relais, et la migration se fait en une semaine si vous reprenez vos créneaux habituels.

Que fait bien un planning sur Excel ?

Excel, ou un tableur en ligne équivalent, a de vrais atouts. Il ne faut pas les nier.

• Il est déjà installé : pas de nouvel abonnement, pas de compte à créer.
• Il est souple : vous dessinez la grille que vous voulez, avec vos couleurs et vos abréviations.
• Vous le connaissez : pas d'apprentissage, vous ouvrez le fichier de la semaine dernière et vous le modifiez.
• Il s'imprime : une feuille A4 affichée dans l'arrière-boutique, et tout le monde la voit.

Pour une boulangerie de trois personnes dont les horaires ne bougent pas de l'année, c'est une solution raisonnable. Le problème n'est pas Excel. Le problème, c'est tout ce qu'on lui demande de faire au fil du temps, alors qu'il n'a pas été conçu pour ça.

Où Excel commence-t-il à lâcher ?

Des formules qui cassent sans prévenir

Prenons Nadia, 35 heures, dans une boutique. Sa semaine :

• lundi 9h-14h : 5 h ;
• mardi 9h-14h : 5 h ;
• mercredi 13h-18h30 : 5 h 30 ;
• jeudi 13h-18h30 : 5 h 30 ;
• vendredi 9h-17h avec 1 heure de pause : 7 h ;
• samedi 9h-17h avec 1 heure de pause : 7 h.

Total : 5 + 5 + 5,5 + 5,5 + 7 + 7 = 35 heures. Mais si la ligne du samedi a été ajoutée sous la formule de somme, qui s'arrête au vendredi, la cellule affiche 28 heures. Personne ne le remarque, et vous croyez qu'il manque 7 heures à Nadia.

Autre piège classique : le créneau qui passe minuit. Thomas travaille dans un bar de 19h à 1h. La formule « fin moins début » donne un résultat négatif, que le tableur affiche en dièses ou en erreur. Il faut une formule spéciale pour obtenir les 6 heures réelles. Chaque formule bricolée est une source d'erreur de plus.

Plusieurs versions en circulation

Le fichier est sur votre ordinateur. Vous le modifiez le jeudi pour remplacer un salarié malade, puis vous envoyez une photo de l'écran dans le groupe de messagerie de l'équipe. Le problème : la photo du lundi circule toujours, certains ne voient pas la nouvelle, et le samedi deux personnes arrivent pour le même poste pendant qu'un autre créneau reste vide.

Aucune alerte sur les repos et les durées maximales

Excel ne connaît pas le Code du travail. Si Thomas ferme le bar à 1h le vendredi et que vous le placez à l'ouverture le samedi à 10h, il n'aura que 9 heures de repos, alors que la loi en impose 11 consécutives (article L3131-1). Le tableur ne dit rien. Même chose pour la limite de 48 heures sur une semaine (L3121-20), les 10 heures par jour (L3121-18) ou le repos hebdomadaire de 35 heures consécutives (L3132-2). Tout repose sur votre vigilance, souvent à 23h après la fermeture. Nous détaillons ces règles dans notre article sur les règles légales du planning.

Aucun lien avec les heures réelles

Le planning dit ce qui était prévu. Il ne dit pas que Karim est resté 40 minutes de plus mardi, ni qu'Inès est partie plus tôt vendredi. Pour payer juste, vous devez recouper le planning avec un cahier d'heures ou une pointeuse, à la main, en fin de mois.

Des absences gérées à part

Les congés payés sont dans un autre onglet, les arrêts maladie dans vos emails, les jours de formation dans votre tête. Quand vous construisez la semaine, vous ne voyez pas d'un coup d'œil qui est réellement disponible.

Quels signes montrent qu'il est temps de passer à un logiciel ?

Posez-vous ces questions. Si vous répondez oui à deux ou trois d'entre elles, votre tableur vous coûte plus de temps qu'il n'en fait gagner.

1. Vous avez plus de 5 salariés, ou plusieurs temps partiels.
2. Vos horaires changent d'une semaine à l'autre.
3. Vous avez déjà envoyé une version corrigée du planning après la première.
4. Vous avez découvert après coup qu'un salarié avait eu moins de 11 heures de repos.
5. Vous passez plus d'une heure par mois à rapprocher planning et heures travaillées pour la paie.
6. Vous gérez plusieurs établissements, ou un salarié qui travaille sur deux sites.

Qu'apporte un logiciel de planning face à Excel ?

Un logiciel ne remplace pas votre connaissance de l'équipe. Il retire les tâches répétitives et les vérifications qu'on oublie. Voici ce que fait le logiciel de planning du personnel Stafscan :

• une grille de la semaine par salarié, avec des créneaux favoris (« Matin 8h-15h », « Coupure 11h-15h · 18h-22h ») posés en un clic ;
• des compteurs d'heures de chaque salarié face à son contrat, calculés pendant que vous construisez la semaine : plus de formule à surveiller ;
• des alertes quand un planning prévoit moins de 11 heures de repos entre deux journées, plus de 48 heures dans la semaine ou plus de 6 jours travaillés ;
• les absences dans la même grille : congés payés, maladie, sans solde, formation, repos compensateur, férié chômé payé ;
• une seule version publiée : chaque salarié consulte sa semaine sur son téléphone via son lien personnel, et une semaine modifiée après publication est signalée « modifiée » puis republiée ;
• le prévu et le pointé côte à côte : avec la pointeuse sur tablette, chaque journée passée affiche les heures réellement pointées en face du créneau prévu.

D'autres logiciels existent, comme Combo, Skello ou Snapshift. Pour les comparer sur vos propres critères, voyez notre comparatif Combo, Skello et Stafscan.

Comment migrer d'Excel vers un logiciel sans douleur ?

La crainte habituelle : tout ressaisir. En pratique, vous ne reprenez pas l'historique, seulement votre façon de travailler.

1. Ouvrez votre dernier fichier Excel et listez les horaires qui reviennent souvent. En général, il y en a entre 3 et 6.
2. Créez ces créneaux en favoris dans le logiciel, avec leur nom habituel, leur pause et leur couleur. Votre équipe retrouve les mêmes repères.
3. Ajoutez vos salariés avec la durée de leur contrat, pour que les compteurs d'heures fonctionnent dès le départ.
4. Construisez une semaine type, la plus représentative, en posant vos favoris.
5. Dupliquez cette semaine type sur les semaines suivantes, puis ne retouchez que les différences : congés, pics d'activité, remplacements.
6. Gardez Excel une ou deux semaines en parallèle si cela vous rassure, puis arrêtez-le. Deux outils tenus en même temps, c'est deux versions qui divergent.

Pour la méthode de construction elle-même, suivez nos 6 étapes pour faire un planning hebdomadaire.

En résumé

• Excel convient pour une très petite équipe aux horaires stables.
• Ses limites : formules fragiles, créneaux après minuit mal calculés, versions multiples, aucune alerte de repos, pas de lien avec les heures réelles, absences à part.
• Deux ou trois signes parmi la liste ci-dessus suffisent pour envisager un logiciel.
• Un logiciel calcule les heures face au contrat, alerte sur les 11 heures de repos et les 48 heures, et publie une seule version.
• La migration consiste à recréer vos créneaux habituels en favoris et à dupliquer une semaine type.

Questions fréquentes

Un planning Excel est-il légal ?

Oui, rien n'impose un outil particulier pour établir un planning. En revanche, quand les salariés ne suivent pas tous le même horaire collectif, l'employeur doit établir les documents de décompte de la durée du travail de chacun (article L3171-2). Un planning seul, sans les heures réellement faites, ne suffit pas à ce décompte.

Faut-il ressaisir tous les anciens plannings dans le logiciel ?

Non. Gardez vos anciens fichiers archivés pour mémoire et commencez le logiciel à partir d'une semaine à venir. Seuls vos créneaux habituels et vos salariés sont à créer.

Mes salariés doivent-ils installer une application ?

Pas avec Stafscan. Chaque salarié reçoit un lien personnel qu'il ouvre dans le navigateur de son téléphone pour consulter son planning. Rien à télécharger de son côté.

Combien de temps prend la migration ?

Comptez une première séance pour créer les favoris, les salariés et la semaine type. Les semaines suivantes, la duplication fait l'essentiel du travail et vous ne modifiez que les exceptions.

Essayez sur votre prochaine semaine

Recréez vos créneaux habituels, dupliquez votre semaine type et laissez les compteurs et les alertes faire les vérifications : le planning Stafscan est inclus sans supplément avec la pointeuse sur tablette, dès 30 € HT par mois, sans engagement. Essai gratuit de 30 jours, sans carte bancaire.